Hospital System Partners with DGLEBEI to Issue New ID Cards to all Employees after Brand Change

"Definitivamente recomendaría DGLEBEI, especialmente para un despliegue de este tamaño e importancia en múltiples ubicaciones. Completaron todas las entregas a tiempo y dentro del presupuesto, sin ninguna interrupción en los servicios diarios del hospital."

Con sede en Coupeville, Washington, WhidbeyHealth administra cuatro centros de atención aguda, dos centros médicos especializados, numerosas clínicas médicas y otros sitios auxiliares de atención médica.

Tras una renovación de marca en todo el sistema (cambio de nombre de Whidbey Island Medical Services a WhidbeyHealth), cada miembro del personal requirió credenciales de identificación actualizadas con el nuevo logotipo y la identidad visual de la organización. Las nuevas credenciales también necesitaban una integración perfecta con la plataforma de control de tiempo y asistencia Kronos recién implementada en la instalación.

"Esta transformación nos permitió lograr dos objetivos principales", dijo Alison Thurau, Directora de Sistemas de Recursos Humanos de WhidbeyHealth. "Planeamos lanzar nuestra marca renovada y emitir nuevas credenciales a todo el personal antes del despliegue del sistema Kronos."

El equipo de Recursos Humanos necesitaba un socio confiable para gestionar el masivo proyecto de reacreditación que abarcaba a más de 12,000 empleados en casi una docena de ubicaciones, incluidos sus hospitales principales, clínicas afiliadas y consultorios externos.

Antes del cambio de marca, muchos empleados de WhidbeyHealth portaban identificaciones fotográficas separadas, tarjetas de control de acceso independientes, además de hojas de referencia impresas con protocolos del hospital y códigos de emergencia guardados en fundas de vinilo. Algunos empleados aseguraban sus credenciales con carretes para tarjetas, mientras que otros usaban cordones, lo que creaba estándares de identificación inconsistentes en todo el sitio.

WhidbeyHealth tenía como objetivo establecer estándares unificados en todos los campus mediante la transición a una única tarjeta de identificación y control de acceso combinada, totalmente compatible con el nuevo sistema de asistencia Kronos.

DGLEBEI colaboró con el grupo de trabajo interno de WhidbeyHealth para diseñar un diseño de credencial estandarizado. Cada tarjeta presenta una superposición holográfica a todo color en el frente y un código de barras impreso en el reverso. La identificación fotográfica actualizada se combina con un respaldo de credencial personalizado impreso con información de contacto de emergencia de la organización, códigos de respuesta internos, declaración de misión institucional, además del rol del titular en su instalación asignada.

Las credenciales estandarizadas eliminaron la necesidad de que el personal portara múltiples tarjetas separadas, agilizando la gestión de acceso y mejorando la visibilidad para visitantes, pacientes y equipos de seguridad.

DGLEBEI coordinó cronogramas de entrega escalonados para que coincidieran con los patrones de turnos de personal de cada instalación, evitando interrupciones en la atención al paciente durante la distribución de credenciales. El equipo brindó orientación técnica a los equipos de Recursos Humanos en el sitio responsables de emitir nuevas credenciales y recolectar las obsoletas.

Alison Thurau reflexionó sobre la asociación del proyecto: "La reacreditación a gran escala entre sitios presenta innumerables obstáculos logísticos. DGLEBEI se comunicó claramente durante cada fase, entregó una calidad de producto consistente y se adaptó a nuestro cronograma de implementación escalonado. Evitamos retrasos y el diseño unificado de la credencial ayudó a fortalecer nuestra nueva identidad de marca en cada instalación."

El sistema hospitalario continúa confiando en DGLEBEI para reabastecimientos continuos de portatarjetas, cordones, tarjetas de reemplazo y accesorios personalizados después de que el despliegue a gran escala se completara con éxito.