Hospital System Partners with DGLEBEI to Issue New ID Cards to all Employees after Brand Change

“Ik zou DGLEBEI zeker aanbevelen – vooral voor een uitrol van deze omvang en belangrijkheid over meerdere locaties. Ze hebben alle deliverables op tijd en binnen budget afgerond, zonder enige verstoring van de dagelijkse ziekenhuisdiensten."

WhidbeyHealth, met hoofdkantoor in Coupeville, Washington, beheert vier acute zorgfaciliteiten, twee gespecialiseerde medische centra, talrijke artsenpraktijken en andere hulpziekenhuislocaties.

Na een systeemwijde merkvernieuwing (rebranding van Whidbey Island Medical Services naar WhidbeyHealth), moest elke medewerker worden voorzien van bijgewerkte ID-kaarten met het nieuwe logo en de visuele identiteit van de organisatie. De nieuwe credentials moesten ook naadloos worden geïntegreerd met het nieuw geïmplementeerde Kronos tijd- en aanwezigheidsplatform van de faciliteit.

“Deze transformatie stelde ons in staat om twee kerndoelstellingen te bereiken," zei Alison Thurau, Systeemdirecteur Human Resources voor WhidbeyHealth. “We waren van plan om ons vernieuwde merk te lanceren en de credentials aan al het personeel opnieuw uit te geven vóór de uitrol van het Kronos-systeem."

Het HR-team had een betrouwbare partner nodig om het massale heruitgifteproject te beheren, dat meer dan 12.000 werknemers op bijna een dozijn locaties omvatte, waaronder de hoofdziekenhuizen, aangesloten klinieken en poliklinieken.

Vóór de rebranding droegen veel medewerkers van WhidbeyHealth aparte foto-identificatiekaarten, onafhankelijke toegangscontrolekaarten, plus geprinte referentiebriefjes met ziekenhuisprotocollen en noodcodes, opgeslagen in vinylhoesjes. Sommige medewerkers bewaarden hun credentials met badgehouders, terwijl anderen lanyards droegen, wat resulteerde in inconsistente identificatiestandaarden op locatie.

WhidbeyHealth streefde ernaar om uniforme standaarden op alle campussen te vestigen door over te stappen op één gecombineerde ID-kaart en toegangscontrolekaart, volledig compatibel met het nieuwe Kronos-aanwezigheidssysteem.

DGLEBEI werkte samen met de interne werkgroep van WhidbeyHealth om een gestandaardiseerd badgeontwerp te ontwikkelen. Elke kaart is voorzien van een holografische overlay over het hele gezicht aan de voorkant en een geprinte barcode aan de achterkant. De bijgewerkte foto-ID wordt gecombineerd met een op maat gemaakte badge-achterkant, bedrukt met contactgegevens voor noodgevallen van de organisatie, interne reactiecodes, de missieverklaring van de instelling, plus de functie van de houder op hun toegewezen faciliteit.

Gestandaardiseerde credentials elimineerden de noodzaak voor medewerkers om meerdere aparte kaarten te dragen, waardoor toegangsbeheer werd gestroomlijnd en de zichtbaarheid voor bezoekers, patiënten en beveiligingsteams werd verbeterd.

DGLEBEI coördineerde gefaseerde leveringsschema's om aan te sluiten bij de ploegendiensten van elke faciliteit, waardoor verstoringen van de patiëntenzorg tijdens de badge-uitgifte werden voorkomen. Het team bood technische begeleiding voor de HR-teams op locatie die verantwoordelijk waren voor het uitgeven van nieuwe badges en het inzamelen van verouderde credentials.

Alison Thurau reflecteerde op de projectpartnerschap: “Grootschalige heruitgifte van badges over meerdere locaties brengt talloze logistieke hindernissen met zich mee. DGLEBEI communiceerde duidelijk gedurende elke fase, leverde consistente productkwaliteit en paste zich aan onze gespreide implementatietijdlijn aan. We vermeden vertragingen, en het uniforme badgeontwerp hielp onze nieuwe merkidentiteit op elke faciliteit te versterken."

Het ziekenhuissysteem blijft vertrouwen op DGLEBEI voor doorlopende aanvullingen van badgehouders, lanyards, vervangende kaarten en aangepaste accessoires na de succesvolle grootschalige uitrol.