Hospital System Partners with DGLEBEI to Issue New ID Cards to all Employees after Brand Change

"Eu definitivamente recomendaria a DGLEBEI – especialmente para uma implementação deste tamanho e importância em vários locais. Eles completaram todas as entregas no prazo e dentro do orçamento, com zero interrupção nos serviços hospitalares diários."

Com sede em Coupeville, Washington, a WhidbeyHealth gerencia quatro instalações de cuidados agudos, dois centros médicos especializados, inúmeras clínicas médicas e outros locais auxiliares de saúde.

Após uma atualização de marca em todo o sistema (mudança de nome de Whidbey Island Medical Services para WhidbeyHealth), cada membro da equipe precisou de crachás atualizados com o novo logotipo e identidade visual da organização. As novas credenciais também precisavam de integração perfeita com a plataforma de ponto e frequência Kronos recém-implantada pela instalação.

"Esta transformação nos permitiu atingir dois objetivos principais", disse Alison Thurau, Diretora de Sistema de Recursos Humanos da WhidbeyHealth. "Planejamos lançar nossa marca atualizada e reemitir credenciais para todo o pessoal antes da implementação do sistema Kronos."

A equipe de RH precisava de um parceiro confiável para gerenciar o massivo projeto de reemissão de crachás cobrindo mais de 12.000 funcionários em quase uma dúzia de locais, incluindo seus hospitais principais, clínicas afiliadas e consultórios ambulatoriais.

Antes da mudança de marca, muitos funcionários da WhidbeyHealth usavam identificações fotográficas separadas, cartões de controle de acesso independentes, além de folhetos de referência impressos contendo protocolos hospitalares e códigos de emergência armazenados em bolsas de vinil. Alguns funcionários prendiam as credenciais usando porta-crachás retráteis, enquanto outros usavam cordões, criando padrões de identificação inconsistentes em todo o local.

A WhidbeyHealth visava estabelecer padrões unificados em todos os campi, transitando para um único crachá de identificação e cartão de controle de acesso combinados, totalmente compatíveis com o novo sistema de frequência Kronos.

A DGLEBEI colaborou com o grupo de trabalho interno da WhidbeyHealth para projetar um design de crachá padronizado. Cada cartão apresenta uma sobreposição holográfica de rosto inteiro na frente e um código de barras impresso no verso. A foto de identificação atualizada é combinada com um suporte de crachá personalizado impresso com informações de contato de emergência da organização, códigos de resposta interna, declaração de missão institucional, além da função do titular em sua instalação designada.

As credenciais padronizadas eliminaram a necessidade de os funcionários carregarem vários cartões separados, simplificando o gerenciamento de acesso e melhorando a visibilidade para visitantes, pacientes e equipes de segurança.

A DGLEBEI coordenou cronogramas de entrega escalonados para corresponder aos padrões de turnos de cada instalação, evitando interrupções no atendimento ao paciente durante a distribuição dos crachás. A equipe forneceu orientação técnica para as equipes de RH no local responsáveis pela emissão de novos crachás e coleta de credenciais desatualizadas.

Alison Thurau refletiu sobre a parceria no projeto: "A reemissão de crachás em larga escala entre locais traz inúmeros obstáculos logísticos. A DGLEBEI comunicou-se claramente em todas as fases, entregou qualidade de produto consistente e acomodou nosso cronograma de implantação escalonado. Evitamos atrasos, e o design unificado do crachá ajudou a fortalecer nossa nova identidade de marca em todas as instalações."

O sistema hospitalar continua a contar com a DGLEBEI para reposições contínuas de porta-crachás, cordões, cartões de substituição e acessórios personalizados após a conclusão bem-sucedida da implantação em larga escala.