Hospital System Partners with DGLEBEI to Issue New ID Cards to all Employees after Brand Change

« Je recommanderais sans hésiter DGLEBEI – surtout pour un déploiement de cette ampleur et de cette importance dans plusieurs sites. Ils ont livré tous les livrables à temps et dans le respect du budget, sans aucune perturbation des services hospitaliers quotidiens. »

Basé à Coupeville, Washington, WhidbeyHealth gère quatre établissements de soins aigus, deux centres médicaux spécialisés, de nombreuses cliniques médicales et d'autres sites de soins de santé auxiliaires.

Suite à un rafraîchissement de la marque à l'échelle du système (passage de Whidbey Island Medical Services à WhidbeyHealth), chaque membre du personnel a nécessité des badges d'identification mis à jour présentant le nouveau logo et la nouvelle identité visuelle de l'organisation. Les nouvelles accréditations devaient également s'intégrer de manière transparente à la plateforme de gestion du temps et des présences Kronos nouvellement déployée par l'établissement.

« Cette transformation nous a permis d'atteindre deux objectifs principaux », a déclaré Alison Thurau, Directrice du système, Ressources Humaines pour WhidbeyHealth. « Nous avions prévu de lancer notre marque rafraîchie et de réémettre des accréditations à tout le personnel avant le déploiement du système Kronos. »

L'équipe des ressources humaines avait besoin d'un partenaire fiable pour gérer le projet massif de rebadging couvrant plus de 12 000 employés répartis sur près d'une douzaine de sites, y compris ses hôpitaux principaux, ses cliniques affiliées et ses bureaux externes.

Avant le changement de marque, de nombreux employés de WhidbeyHealth portaient des cartes d'identification photo séparées, des cartes de contrôle d'accès indépendantes, ainsi que des fiches de référence imprimées contenant les protocoles hospitaliers et les codes d'urgence stockés dans des pochettes en vinyle. Certains employés sécurisaient leurs accréditations à l'aide de porte-badges rétractables, tandis que d'autres portaient des tours de cou, créant ainsi des normes d'identification incohérentes sur l'ensemble des sites.

WhidbeyHealth visait à établir des normes unifiées sur tous les campus en passant à une seule carte d'identité et carte de contrôle d'accès combinée, entièrement compatible avec le nouveau système de présence Kronos.

DGLEBEI a collaboré avec le groupe de travail interne de WhidbeyHealth pour concevoir un modèle de badge standardisé. Chaque carte présente un hologramme de visage complet sur le recto et un code-barres imprimé au verso. La photo d'identité mise à jour est associée à un support de badge personnalisé imprimé avec les informations de contact d'urgence de l'organisation, les codes de réponse internes, la déclaration de mission de l'institution, ainsi que le rôle de l'employé dans son établissement d'affectation.

Les accréditations standardisées ont éliminé la nécessité pour le personnel de porter plusieurs cartes séparées, simplifiant la gestion des accès et améliorant la visibilité pour les visiteurs, les patients et les équipes de sécurité.

DGLEBEI a coordonné des calendriers de livraison échelonnés pour correspondre aux modèles de rotation du personnel de chaque établissement, évitant ainsi les perturbations des soins aux patients pendant la distribution des badges. L'équipe a fourni des conseils techniques aux équipes RH sur site responsables de la délivrance des nouveaux badges et de la collecte des accréditations obsolètes.

Alison Thurau a commenté le partenariat sur le projet : « Le rebadging à grande échelle sur plusieurs sites présente d'innombrables obstacles logistiques. DGLEBEI a communiqué clairement à chaque étape, a livré une qualité de produit constante et s'est adapté à notre calendrier de déploiement échelonné. Nous avons évité les retards, et la conception unifiée des badges a contribué à renforcer notre nouvelle identité de marque dans chaque établissement. »

Le système hospitalier continue de faire confiance à DGLEBEI pour le réapprovisionnement continu des porte-badges, des tours de cou, des cartes de remplacement et des accessoires personnalisés après la réussite du déploiement à grande échelle.