Hospital System Partners with DGLEBEI to Issue New ID Cards to all Employees after Brand Change

"Consiglierei sicuramente DGLEBEI – specialmente per un'implementazione di queste dimensioni e importanza su più sedi. Hanno completato tutte le consegne nei tempi previsti e nel budget, senza alcuna interruzione ai servizi ospedalieri quotidiani."

Con sede a Coupeville, Washington, WhidbeyHealth gestisce quattro strutture di cure acute, due centri medici specialistici, numerosi ambulatori medici e altri siti sanitari ausiliari.

A seguito di un rinnovamento del marchio a livello di sistema (rebranding da Whidbey Island Medical Services a WhidbeyHealth), ogni membro dello staff ha richiesto badge identificativi aggiornati con il nuovo logo e l'identità visiva dell'organizzazione. Le nuove credenziali necessitavano anche di un'integrazione senza interruzioni con la piattaforma di rilevazione presenze Kronos, recentemente implementata dalla struttura.

"Questa trasformazione ci ha permesso di raggiungere due obiettivi principali", ha affermato Alison Thurau, System Director, Human Resources per WhidbeyHealth. "Abbiamo pianificato di lanciare il nostro marchio rinnovato e di ristampare le credenziali a tutto il personale prima del rollout del sistema Kronos."

Il team HR necessitava di un partner affidabile per gestire il massiccio progetto di rebadge che copriva oltre 12.000 dipendenti in quasi una dozzina di sedi, inclusi i suoi ospedali principali, cliniche affiliate e ambulatori.

Prima del rebranding, molti dipendenti di WhidbeyHealth portavano badge identificativi separati, schede di controllo accessi indipendenti, oltre a fogli di riferimento stampati contenenti protocolli ospedalieri e codici di emergenza conservati all'interno di buste in vinile. Alcuni dipendenti fissavano le credenziali utilizzando porta badge a bobina, mentre altri indossavano cordini, creando standard di identificazione incoerenti in tutto il sito.

WhidbeyHealth mirava a stabilire standard unificati in tutti i campus passando a un'unica tessera identificativa e tessera di controllo accessi combinata, pienamente compatibile con il nuovo sistema di rilevazione presenze Kronos.

DGLEBEI ha collaborato con il gruppo di lavoro interno di WhidbeyHealth per progettare un design standardizzato del badge. Ogni tessera presenta una sovrapposizione olografica a figura intera sul fronte e un codice a barre stampato sul retro. La foto identificativa aggiornata è abbinata a un retro personalizzato stampato con informazioni di contatto di emergenza dell'organizzazione, codici di risposta interni, dichiarazione di missione istituzionale, oltre al ruolo lavorativo del titolare presso la sua struttura assegnata.

Le credenziali standardizzate hanno eliminato la necessità per il personale di portare più tessere separate, semplificando la gestione degli accessi e migliorando la visibilità per visitatori, pazienti e team di sicurezza.

DGLEBEI ha coordinato calendari di consegna scaglionati per adattarsi ai modelli di turni del personale di ciascuna struttura, evitando interruzioni nell'assistenza ai pazienti durante la distribuzione dei badge. Il team ha fornito supporto tecnico ai team HR in loco responsabili dell'emissione dei nuovi badge e della raccolta delle credenziali obsolete.

Alison Thurau ha riflettuto sulla partnership del progetto: "Il rebadge su larga scala tra diverse sedi comporta innumerevoli ostacoli logistici. DGLEBEI ha comunicato in modo chiaro durante ogni fase, ha fornito una qualità del prodotto costante e ha accomodato la nostra tempistica di implementazione scaglionata. Abbiamo evitato ritardi e il design unificato del badge ha contribuito a rafforzare la nostra nuova identità di marca in ogni struttura."

Il sistema ospedaliero continua a fare affidamento su DGLEBEI per il rifornimento continuo di porta badge, cordini, tessere sostitutive e accessori personalizzati dopo il completamento con successo del rollout su larga scala.