Управление жизненным циклом значков: контрольный список для приема, вывода и аудита

Выдача удостоверения личности - это только начало эффективного управления учетными данными.обращение с потерянными картамиБез четких процедур, компании сталкиваются с избыточными активными учетными данными, скрытыми уязвимостями безопасности,и повторяющиеся рутинные расследования, которые тратят внутренние административные ресурсы.

В этом руководстве изложены четыре основных этапа управления жизненным циклом значка и приведены контрольные списки, которые организации могут незамедлительно реализовать.

Начните с установления согласованных требований к информации для каждого выданного значка.

Стандартная информация, которая должна содержаться на каждом значке:

• Полное имя
• Чистая фотография головы с нейтрального фона
• Наименование должности или информация о отделе
• Идентификационный номер работника или студента
• Дата выпуска или срок годности
• Логотип организации

При привлечении сезонного персонала или подрядчиков, команды могут избежать повторных дискуссий о стандартах содержания значка.

Необходимые материалы для процедур ввода на борт:

• Пустые карты из ПВХ
• ленты печатных машин, соответствующие единому дизайну значка
• Карты и ролики для чистки принтеров
• Наручники для значков и шнурки для шеи
• Ламинационные оболочки для сценариев, требующих повышенной долговечности

Необходимо иметь запасы, достаточные для двухнедельного использования.И избыток печатных материалов во время ориентации вызовет ненужные задержки..

Когда персонал покидает организацию, его физический удостоверение личности должно быть собрано, и разрешения на доступ к системе отменены в тот же день.Эта двойная процедура устраняет лазейки в безопасности и предотвращает доступ бывшего персонала к объектам и внутренним системам.

Операционный контрольный список высадки на борт:

• Получите физический значок во время выходной беседы или в последний рабочий день работника.
• Запишите статус возвращения значка в инструментах отслеживания, таких как электронные таблицы или программное обеспечение для управления доступом.
• Деактивируйте все права доступа через систему управления картами и дверью.
• Утилизируйте извлеченные значки должным образом, чтобы избежать несанкционированного повторного использования.
• Если значок не может быть восстановлен, запишите эту информацию в системе и немедленно отключите права доступа.

Поддерживающие материалы для управления высадкой на борт:

• Конверты с значками, подходящие для удаленного персонала
• Временные значки посетителей для подрядчиков, выполняющих последующие задачи
• Пробивающие устройства для карт или карточные дробилки для постоянного удаления просроченных учетных данных

Регулярные аудиты помогают администраторам обнаруживать учетные данные, которые должны были быть отключены, отслеживать отсутствующие значки и устранять пробелы в процедуре, прежде чем они перерастут в инциденты с безопасностью.

Ежемесячный быстрый аудит:

• Экспортировать полный список всех активных учетных данных из системы управления.
• Проверьте список документов с последним внутренним персоналом или студентом.
• Отметьте несоответствия, такие как активные значки, принадлежащие ушедшему персоналу, или отсутствующие учетные данные для новых членов.
• Завершить обработку всех отмеченных пунктов в течение семи дней.

Этот процесс обычно занимает от 15 до 30 минут и предотвращает накопление мелких проблем с течением времени.

Всеобъемлющий квартальный аудит:

• Просмотр записей о посадке и высадке, полученных за последние три месяца.
• Проверить, что все вновь принятые на работу сотрудники получили действительные значки в течение первой недели работы.
• Подтвердите, что все отправки персонала обработаны, а значки либо восстановлены, либо удаленно отключены.
• Провести случайные испытания физических значков в точках доступа для проверки нормальной производительности кодирования.
• Проверьте записи технического обслуживания принтеров и текущий уровень запасов материалов.

Многие команды выбирают третью пятницу последнего месяца в каждом квартале для завершения квартальных обзоров.

Быстрая реакция и стандартизированные процедуры замены значков необходимы для потерянных.

Рабочий процесс по случаю утраты значка:

• Сотрудники представляют сообщение об утрате значков в кадровые ресурсы, команды безопасности или администраторов значков.
• Немедленно отключите утраченные учетные данные в системе управления.
• Выдавать временный значок, отличающийся уникальным цветом или маркировкой "TEMP", при этом производить постоянную замену.
• Напечатайте и закодируйте новый официальный значок.
• Восстановить временный значок при передаче замены учетной записи.
• Запишите полную информацию о происшествии, включая дату сообщения, имя персонала, номер значка и причину утраты.

Предложения по управлению временными значками:

• Используйте разные цвета карточек или добавьте накладку "TEMPORARY" для легкой визуальной идентификации.Установить стандартный срок действия от 48 до 72 часов для стимулирования своевременного возвращения.

Материалы, подготовленные для замены утраченного значка:

• Дополнительные пустые карточки, поддерживающие запасы примерно на 10% выше, чем общее количество активного персонала.
• Временные значки с контрастными цветами.
• Вкладыш значка с надписью "ВРЕМЕННЫЙ" или "ВИСИТИР".
• Ламинированные рукава для замены значков.
• Запасные ленты для принтера.

Приготовьте достаточно запасов, чтобы обеспечить неделю замены без срочного пополнения запасов.

Вы можете распечатать нижеприведенный контрольный список и хранить его рядом с принтером значков, чтобы избежать неопределенности во время ежедневной работы.

Внедрение

• Формальные письменные стандарты, определяющие требуемое содержание для каждого значка
• Двухнедельный запас пустых карточек, лент для печати и аксессуаров для уборки
• Наручники и шнурки
• Ламинационные рукава для среды высокого износа

Выброс на борт

• Шаги восстановления значка интегрированы в стандартные рабочие процессы выхода
• Формальный протокол для отзыва разрешений на доступ
• Журнал отслеживания возвращенных и отсутствующих значков
• Определенный метод удаления недействительных значков

Аудиты

• Ежемесячная перекрестная проверка активных учетных данных и списков персонала
• Ежеквартальный всеобъемлющий обзор операционных журналов и систем управления
• Напоминания по календарю для всех графиков аудита

Управление утраченными или украденными значками

• Ясные процедуры сообщения и немедленной деактивации
• Инвентарь визуально отличающихся временных значков
• Достаточно пустых карточек для замены заказов
• Журнал записи инцидентов

Управление посетителями

• Запасы специальных значков временного посетителя
• Вставки значков для различения посетителей и временного персонала
• Стандартные процессы входа и выхода
• Правила истечения срока действия и сбора значка

Большинство проблем, связанных с управлением удостоверением личности, возникают из-за неполного рабочего процесса..Административные команды тратят меньше времени на повторение одинаковых запросов и могут сосредоточиться на основной работе, которая обеспечивает большую организационную ценность.