Führung des Lebenszyklus von Abzeichen: Eine Checkliste für Onboarding Offboarding und Audits

Jede Organisation benötigt standardisierte Arbeitsabläufe für die Ausstellung neuer Anmeldeinformationen, das Abrufen von Abzeichen bei Abreise des Personals,Verlustkartenbearbeitung, und Durchführung von Routine-Audits. Ohne klare Verfahren sind Unternehmen mit überflüssigen aktiven Anmeldeinformationen, versteckten Sicherheitslücken,und wiederholte Routineuntersuchungen, die interne Verwaltungsressourcen verschwenden.

Dieser Leitfaden skizziert vier Schlüsselphasen des Badge-Lebenszyklusmanagements und liefert umsetzbare Checklisten, die Organisationen sofort umsetzen können.

Ein einheitliches Layout der Kennzeichen verringert die Verwirrung an den Zugangskontrollstellen und vereinfacht die anschließende Prüfungsarbeit.

Standardinformationen, die auf jeder Abzeichenbeilage enthalten sind:

• Vollständiger Name
• Klares Kopfschussfoto auf einem neutralen Hintergrund
• Stellenbezeichnung oder Angaben zur Abteilung
• Identifikationsnummer des Arbeitnehmers oder Studenten
• Ausstellungsdatum oder Ablaufdatum
• Organisationslogo

Wenn Sie saisonale Mitarbeiter oder Auftragnehmer einstellen, können die Teams wiederholte Diskussionen über die Standards für den Inhalt der Abzeichen vermeiden.

Notwendiges Material für die Einbauverfahren:

• Leere PVC-Karten
• Druckerbänder, die dem einheitlichen Abzeichenbild entsprechen
• Reinigungskarten und -walzen für Drucker
• mit einem Durchmesser von mehr als 50 cm3
• Laminationshülsen für Szenarien, die eine höhere Haltbarkeit erfordern

Die Zahl der neuen Mitarbeiter steigt oft schneller als die Lieferungen.und das Auslaufen des Druckmaterials während der Orientierung wird zu unnötigen Verzögerungen führen..

Wenn das Personal die Organisation verlässt, sollte ihr physisches Ausweis abgeholt und die Systemzugriffsberechtigungen am selben Tag widerrufen werden.Dieses Doppelverfahren schließt Sicherheitslücken und verhindert, dass ehemalige Mitarbeiter Zugang zu Einrichtungen und internen Systemen haben.

Kontrollliste für die Betriebsabdeckung:

• Sie müssen das Abzeichen während des Ausgangsgesprächs oder am letzten Arbeitstag des Arbeitnehmers abholen.
• Der Status der Rückgabe der Abzeichen wird in Tracking-Tools wie Tabellenkalkulationen oder Zugriffsmanagementsoftware aufgezeichnet.
• Deaktivieren Sie alle Zugriffsberechtigungen über das Kartenmanagement und die Türsteuerung.
• Die wiederhergestellten Abzeichen sind ordnungsgemäß zu entsorgen, um eine unbefugte Wiederverwendung zu verhindern.
• Wenn das Abzeichen nicht abgerufen werden kann, werden diese Informationen im System aufgezeichnet und die Zugriffsrechte sofort deaktiviert.

Unterstützende Materialien für das Offboarding Management:

• Umschläge für die Rückgabe von Abzeichen, geeignet für Fernpersonal
• Zeitlich begrenzte Besuchermarken für Auftragnehmer, die Nachfolgeaufgaben erledigen
• Schleifmaschinen und Schleifmaschinen für die dauerhafte Beseitigung verfallener Anmeldeinformationen

Regelmäßige Audits helfen den Administratoren, Anmeldeinformationen zu entdecken, die deaktiviert werden sollten, fehlende Abzeichen zu verfolgen und verfahrenstechnische Lücken zu beheben, bevor sie sich zu Sicherheitsvorfällen entwickeln.

Monatlicher schneller Prüfungsablauf:

• Exportieren Sie eine vollständige Liste aller aktiven Anmeldeinformationen aus dem Managementsystem.
• Vergleichen Sie die Anmeldeinformationen mit den neuesten internen Mitarbeitern oder Studentenlisten.
• Kennzeichnen Sie Unstimmigkeiten, wie z. B. Aktive Abzeichen von ausgeschiedenem Personal oder fehlende Anmeldeinformationen für neu eingesetzte Mitglieder.
• Vollständige Nachbearbeitung für alle Markierten innerhalb von sieben Tagen.

Dieser Prozess dauert in der Regel 15 bis 30 Minuten und verhindert, dass sich kleine Probleme im Laufe der Zeit ansammeln.

Umfassender vierteljährlicher Prüfungsablauf:

• Überprüfung der in den letzten drei Monaten erstellten Aufzeichnungen über die Ein- und Ausbeförderung.
• Überprüfen Sie, ob alle neu eingestellten Mitarbeiter innerhalb ihrer ersten Beschäftigungswoche gültige Abzeichen erhalten haben.
• Bestätigen Sie, dass alle Mitarbeiter-Ausflüge verarbeitet wurden, mit Abzeichen, die entweder wiederhergestellt oder aus der Ferne deaktiviert wurden.
• Führen Sie zufällige Tests physischer Abzeichen an Zugangspunkten durch, um die normale Codierung zu überprüfen.
• Überprüfen Sie die Wartungsunterlagen der Drucker und die aktuellen Materialbestände.

Schreiben Sie Audittermine im Teamkalender im Voraus ein. Viele Teams wählen den dritten Freitag des letzten Monats jedes Quartals, um die Quartalsüberprüfungen durchzuführen.

Eine schnelle Reaktion und ein standardisiertes Ersatzverfahren sind für verlorene Abzeichen unerlässlich.

Arbeitsablauf bei Verlust von Abzeichen:

• Die Mitarbeiter melden Verlust von Abzeichen an Personal, Sicherheitsteams oder Abzeichenverwalter.
• Deaktivieren Sie die verlorenen Anmeldeinformationen im Managementsystem sofort.
• Ausstellung eines temporären Abzeichen, das sich durch eine einzigartige Farbe oder die Markierung "TEMP" unterscheidet, während ein dauerhafter Ersatz hergestellt wird.
• Drucken und codieren Sie das neue offizielle Abzeichen.
• Die temporäre Abzeichen wiederherstellen, wenn Sie die Ersatzkredentierung übergeben.
• Erfassen Sie alle Einzelheiten des Vorfalls, einschließlich des Berichtsdatums, des Namens des Personals, der Kennzeichennummer und der Verlustursache.

Vorschläge für die Bewirtschaftung der temporären Kennzeichen:

• Verwenden Sie verschiedene Kartenfarben oder fügen Sie "TEMPORARY"-Überdruck hinzu, um eine einfache visuelle Identifizierung zu ermöglichen.Festlegen einer Standard-Gültigkeitsdauer von 48 bis 72 Stunden, um eine rechtzeitige Rückkehr zu fördern.

Materialien, die für den Ersatz verlorener Abzeichen vorbereitet werden:

• Zusätzliche leere Karten, die den Bestand um etwa 10% über der Gesamtzahl des aktiven Personals halten.
• Vorübergehende Abzeichen mit kontrastierenden Farben.
• Inserte der Abzeichen mit dem Etikett "Zwischenzeitlich" oder "Besucher".
• Laminationshülsen für schwer verwendete Ersatznachweise.
• Ersatzband für den Drucker.

Vorbereiten Sie ausreichend Inventar, um eine Woche lang ohne dringende Nachrüstung die Nachfrage zu decken.

Sie können die nachstehende Checkliste ausdrucken und sie neben Ihrem Abzeichendruckmaschinen aufbewahren, um bei täglichen Arbeiten Unsicherheiten zu vermeiden.

Einbeziehung

• Formale schriftliche Normen zur Festlegung der erforderlichen Inhalte für jedes Abzeichen
• Zweiwöchige Reserve an leeren Karten, Druckbanden und Reinigungszubehör
• mit einer Breite von mehr als 20 mm
• Laminationshülsen für Verschleißumgebungen

Abflüge

• In Standard-Ausgangsabläufe integrierte Schritte zur Wiederherstellung von Abzeichen
• Formaler Protokoll für den Widerruf von Zugriffsberechtigungen
• Nachverfolgungsprotokoll für zurückgegebene und fehlende Abzeichen
• Bestimmte Entsorgungsmethode für ungültige Abzeichen

Prüfungen

• Monatliche Kreuzüberprüfung zwischen aktiven Anmeldeinformationen und Personallisten
• Vierteljährliche umfassende Überprüfung der Betriebsprotokolle und der Managementsysteme
• Kalendererinnerungen für alle Prüfpläne

Verlust oder Diebstahl von Abzeichen

• Klare Meldeverfahren und sofortige Deaktivierung
• Inventar visuell unterschiedlicher vorübergehender Abzeichen
• Ausreichend leere Karten für Ersatzbestellungen
• Protokoll zur Aufzeichnung von Vorfällen

Besuchermanagement

• Bestand an speziellen temporären Besucher-Abzeichen
• Kennzeichen für Besucher und Bedienstete auf Zeit
• Standard-Anmelde- und Ausmeldeverfahren
• Regeln für die Gültigkeitsdauer und die Einholung der Kennzeichen

Die meisten Herausforderungen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Ausweisplaketten ergeben sich aus unvollständigen Arbeitsabläufen..Administrative Teams verbringen weniger Zeit damit, identische Anfragen zu wiederholen, und können sich auf die Kernarbeit konzentrieren, die einen größeren organisatorischen Wert bietet.